Ein papierloses Büro

Schon seit Jahrzehnten träumen Unternehmen und Büros davon den Papierkonsum zu verringern. Dicke Aktenschränke sollen verschwinden.  Sicherungskopien und Sicherheits-Backups sollen leicht angelegt werden.

Doch wie ist der Stand der Dinge? Papierberge wachsen und wachsen. Nach einigen Schätzungen ist der Papierverbrauch in den letzten Jahren sogar gestiegen.

Dabei ist ein papierloses Büro heutzutage wirklich leicht zu realisieren. Durch eine Digitalisierung sparen sich Unternehmen Kosten, Zeit und Platz. Technisch ist ein papierloses Büro also längst möglich. Und auch der Gesetzgeber gibt grünes Licht für das papierlose Büro.

Jedoch kann man trotzdem ein papierminimiertes Büro nutzen um nicht nur Geld zusparen, sondern auch wesentlich flexibler zu sein – und damit auch produktiver arbeiten zu können. Ein Aufwärtsspirale beginnt.

Es erfordert zwar zu Anfang etwas Mühe und Organisation, doch es lohnt sich auf jeden Fall.

Schauen wir uns ein paar Vorteile an:

• Kosten, wie z.B. Papier und Druckkosten werden reduziert
• Umweltschonender durch minimalen Papierverbrauch
• Produktiveres Arbeiten durch digitale Ordnungsstruktur und Suchfunktionen
• Freigabe von Dokumenten, die gemeinsames Bearbeiten ermöglichen
• Mobilität
• Platzersparnis
• Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit

Und nun zu der Frage: Wie beginnt man?

1.) Planen!
2.) Papiere und Dokumente sichten
3.) Dokumente digital erstellen / scannen
4.) Gute und klare Ordnungsstrukturen anlegen und Dokumente richtig benennen
5.) Dokumente in einen Cloud-Speicher oder NAS Server laden
6.) Unbedingt weiterhin Konsequent bleiben zu digitalisieren.

Es wird sich für Sie lohnen.

Wir als Online-Büro stehen Ihnen auch hier gerne zur Verfügung.

Der Sekretär: Nur ein Männerberuf? Nur ein Frauenberuf?

Die Sekretärin. Feminin. So ist es uns bekannt.  Denn vor Jahrzehnten, wurde der Beruf des Sekretärs fast ausschließlich von Frauen ausgeübt. Für viele Männer war diese sogenannte „Hilfsarbeit“ unter ihrer Würde.

Doch haben Sie gewusst, dass bis Mitte des 19. Jahrhunderts der Beruf  des Sekretärs fast ausschließlich durch Männer ausgeübt wurde?

Erst gegen Ende des 19. und zu Beginn des 20. Jahrhunderts, als der Bedarf für Büro- sowie Assistenzaufgaben, stark zunahm, drehte sich das Blatt komplett. Plötzlich arbeiteten fast ausschließlich Frauen als Sekretärs. Der Beruf galt tatsächlich als einer der minderwertigen Berufe – Und deshalb – wie gesagt – War der Beruf des Sekretärs für viele Männer unter ihrer Würde. 

Nikil Saval schrieb sogar in seinem Buch „Cubed – A Secret History of the Workplace“ 2014: „Eine Frau ist die präferierte Besetzung für die Position des Sekretärs, da sie sich nicht scheut, auch kleine Aufgaben auszuführen, Arbeiten zu übernehmen, die den Umgang mit vernachlässigenswerten Details bedeuten. Diese würden ehrgeizige junge Männer ärgern und reizen, die gewöhnlich der Ansicht sind, dass Arbeiten von keiner Bedeutung sind, wenn sie von einer Person ausgeführt werden könnten, die ein geringeres Gehalt erhält.“

Doch vor einigen Jahren erkannte man wieder den Wert des Berufs des Sekretärs. Erfolgreiche Firmen legten sehr viel Wert hohe Qualifikation des Sekretärs. Nicht nur die Verwaltung der Kommunikation, allgemeine Büro- sowie Assistenzaufgaben oder Schreibarbeiten waren den aufstrebenden Firmen wichtig, sondern auch bereichsbezogene kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten mit viel Verantwortung und Organisation wurden und werden an die heutigen Sekretäre abgetreten.

Das heißt: Einer erfolgreiche Firma heute, hat einen guten Sekretär oder eine gute Sekretären – egal ob Mann oder Frau. Deshalb müssen vorwärts strebende Firmen mit der Zeit gehen; neue positive Techniken, Möglichkeiten und Entwicklungen nutzen.

Denn, wie heißt es so treffend: „Wer nicht mit der Zeit geht, der geht mit der Zeit.“

Mit Sicherheit sind Sie auch jemand, der eine erfolgreiche, innovative Firma hat oder auf dem Weg dahin ist. Dann nutzen Sie doch auch, neue Techniken, Möglichkeiten und Entwicklungen: Viele erfolgreiche Firmen haben schon sehr von unserem Online Sekretär – unsere Online-Schreibarbeiten profitiert.

Warum? Lesen Sie doch einfach unseren kurzen Artikel: Warum sollte man Schreibarbeiten außer Haus geben? 

So viel Wörter

Ein durchschnittlicher Roman hat etwa 100.000 Wörter.
Jedes Jahr erscheinen knapp 100.000 Buchtitel – alleine in Deutschland.
Das alleine würden schon 1.000.000.000.000 Wörter ergeben.

Doch es gibt gut 3.600.000 Bürokräfte in Deutschland, welche täglich Wörter um Wörter schreiben – durchschnittlich grob um die 3000 Wörter. Dann wären wir hier schon bei  10.800.000.000 Wörter – pro Tag! Das wären 3.931.200.000.000 Wörter im Jahr.

Rechnet man das nun zu den „normalen“ Büchern, dann wären wir bei 4.931.200.000.000 Wörter im Jahr.

Das sind knapp 5 Billion Wörter, die nur von Profis geschrieben wurden.

Dann würden noch unsere privaten Aufzeichnungen, Notizen, Briefe, Emails und SMS fehlen… Ach ja, und natürlich: WhatsApp!

Wer kann da behaupten, wir schreiben zu wenig.

Japanisch auf Schreibmaschinen

Wir als Nutzer der lateinischen Schrift denken vielleicht nicht so sehr dran; wir nutzen ja nur 26 Buchstaben. Wenn wir Ä, Ö, Ü und ẞ mitzählen, dann sind es 30 Buchstaben. Doch in anderen Sprachen ist das nicht so einfach.

Zum Beispiel Japanisch: Man braucht dafür drei (!) Alphabete. Das einfachste davon hat schon satte 51 Schriftzeichen. Doch nicht nur das; Denn im Japanischen werden auch chinesische Schriftzeichen („Kanji“) verwendet, von denen es mindestens 8 000 (!) Schriftzeichen gibt.

Da ist es schon etwas anderes eine Schreibmaschine zu benutzen, bzw. zu bauen. Doch, wie wir wissen, gibt es japanische Schreibmaschinen.

Die japanische Schreibmaschine

Zu Beginn des Ersten Weltkrieges entwickelte Kyota Sugimoto eine Schreibmaschine für Japanische Schrift die aber inzwischen abgeändert wurde. Die heutige Schreibmaschine hat ein Magazin mit Typen (Schriftzeichen), die in vier Bereiche eingeteilt sind.

Zum ersten Bereich gehören 272 Schriftzeichen einschließlich der Lautschriftzeichen, die als „Hiragana“ und „Katakana“ bekannt sind und etwa 100 der 272 Schriftzeichen ausmachen.

Der zweite und der dritte Bereich sind in je zwei Gruppen eingeteilt und beinhalten nur die chinesischen Schriftzeichen („Kanji“) — etwa 1 900 an der Zahl.

Schließlich gibt es einen vierten Bereich für „Verschiedenes“. Dieser Bereich enthält das lateinische Alphabet (A, B, C usw.).

Nun kommt man so auf einen satten Zeichensatz von 2 273 (!) Schriftzeichen.

Durchschnittlich muss man etwa ein ganzes Jahr lang etwa zwei bis drei Stunden pro Tag üben, um den Gebrauch des „Standard“satzes zu beherrschen. Nach fünf bis sechs Jahren Erfahrung kann eine gute Schreibkraft eine Geschwindigkeit von 50 bis 60 Wörtern pro Minute erreichen.

Vielleicht lohn es sich darüber nachzudenken, wenn wir uns das nächste Mal darüber ärgern, wenn wir nicht so schnell auf „unserer“ latinischen Tastatur schreiben können.

Warum sollte man Schreibarbeiten außer Haus geben?

Das hat einen sehr großen kaufmännischen Aspekt. Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, entstehen Personalkosten. Und diese sind höher, als viele Unternehmer glauben! Sie müssen nicht nur Bruttogehalt und gesetzliche Sozialabgaben berücksichtigen, sondern auch weitere Kosten, wie z. B. Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Weiterbildung, Ausfallzeiten wegen Krankheit oder die Einrichtung eines Arbeitsplatzes und nicht zu vergessen; die indirekten Personalkosten.

Doch nicht nur das: Ist es nicht oft so, dass man manchmal in Personalnot kommt? Man hat Personalausfälle, wie Krankheit, Urlaub oder Elternzeit. Doch die Arbeit darf nicht liegen bleiben, denn man möchte doch auch seine eigenen Kunden zufriedenstellen.

Deshalb schätzen viele Firmen OSKAS – Online-Schreibbüro & Kauf-Abwicklungsservice – der externe Schreibdienstleister – und nehmen uns gerne temporär oder regelmäßig in Anspruch. Viele Firmen schätzen und nutzen den Vorteil unseres Online-Schreibbüros.

Wenn auch Sie daran interessiert sind, Ihre Zeit auf die Kernarbeit Ihrer Mitarbeiter und auf sich selbst zu konzentrieren oder nur einmal früher in den Feierabend zu starten, dann nehmen Sie doch einfach unseren Service in Anspruch.

Nutzen Sie doch diesen Vorteil auch. Kontaktieren Sie uns und schauen Sie sich unsere DIENSTLEISTUNGEN einfach an.

Abschreiber gab es schon bei den Ägyptern

Ägyptische Abschreiber in der Antike waren gewöhnlich Männer aus der Unterschicht. Jedoch waren sie oft extrem intelligent und äußerst gut geschult.

Natürlich hatten diese „Sekretäre“ weder Schreibmaschinen, noch irgendwelche iMacs oder Laptops. Aber jeder hatte sein eigenes, persönliches Schreibgerät bei sich. Und auch wenn diese pre-Computer noch nicht ein riesengroßes Farbschema hatten, – aber verschiedenfarbige Tinte – das gab es trotzdem schon! Dieses Schreibgerät bestand in der Regel aus einem Wasserkrug und einem Behältnis für das Schreibrohr.

Beachtenswert ist auch, dass ein ägyptischer Abschreiber ganz genau wusste, wie Urkunden für Rechts- und Handelsgeschäfte aufgesetzt werden müssten.

Für das Aufsetzen solcher Urkunden oder das Schreiben nach Diktat oder anderes verlangte er eine Gebühr.

Ganz wie wir heute… nur technisch etwas weiter… Sie sehen, unser Service hat eine lange Geschichte mit viel Gewicht.