Ein papierloses Büro
Schon seit Jahrzehnten träumen Unternehmen und Büros davon den Papierkonsum zu verringern. Dicke Aktenschränke sollen verschwinden. Sicherungskopien und Sicherheits-Backups sollen leicht angelegt werden.
Doch wie ist der Stand der Dinge? Papierberge wachsen und wachsen. Nach einigen Schätzungen ist der Papierverbrauch in den letzten Jahren sogar gestiegen.
Dabei ist ein papierloses Büro heutzutage wirklich leicht zu realisieren. Durch eine Digitalisierung sparen sich Unternehmen Kosten, Zeit und Platz. Technisch ist ein papierloses Büro also längst möglich. Und auch der Gesetzgeber gibt grünes Licht für das papierlose Büro.
Wir wollen realistisch bleiben:
Natürlich kann man nicht jedes Büro papierlos machen. In manchen Bereichen ist es notwendig und unabdingbar originale Papierschriften zu archivieren oder zu nutzen.
Jedoch kann man trotzdem ein papierminimiertes Büro nutzen um nicht nur Geld zusparen, sondern auch wesentlich flexibler zu sein – und damit auch produktiver arbeiten zu können. Ein Aufwärtsspirale beginnt.
Es erfordert zwar zu Anfang etwas Mühe und Organisation, doch es lohnt sich auf jeden Fall.
Schauen wir uns ein paar Vorteile an:
- Kosten, wie z.B. Papier und Druckkosten werden reduziert
- Umweltschonender durch minimalen Papierverbrauch
- Produktiveres Arbeiten durch digitale Ordnungsstruktur und Suchfunktionen
- Freigabe von Dokumenten, die gemeinsames Bearbeiten ermöglichen
- Mobilität
- Platzersparnis
- Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit
Und nun zu der Frage: Wie beginnt man?
1.) Planen!
2.) Papiere und Dokumente sichten
3.) Dokumente digital erstellen / scannen
4.) Gute und klare Ordnungsstrukturen anlegen und Dokumente richtig benennen
5.) Dokumente in einen Cloud-Speicher oder NAS Server laden
6.) Unbedingt weiterhin Konsequent bleiben zu digitalisieren.
Es wird sich für Sie lohnen.
Wir als Online-Büro stehen Ihnen auch hier gerne zur Verfügung.
