Die Merkmale und Unterschiede der verschiedenen Dokumenten-Dateiformate

(DOCX, DOC, PDF, RTF, TXT, XLS, XLSX)

Was sind die gängigsten Dokumentformate und wo liegen die Unterschiede:

Was ist das Dateiformat „DOC“?

Seit vielen Jahren kennen Computernutzer die Dateiendung DOC. Eine DOC-Datei stammt aus dem Programm Word von Microsoft – sprich DOC ist ein Word-Dokument und wird als bevorzugtes Format für die Textverarbeitung verwendet. Schon seit der Wordversion „Word 97“ ist dieses Format in Benutzung und kann sogar von solch älteren Programmen gelesen werden. In einer DOC-Datei kann man nicht nur einen Text bearbeiten und formatieren, sondern z. B. auch Bilder, Grafiken, Diagramme und Tabellen einfügen und nutzen. Des Weiteren lassen sich DOC-Dateien sehr gut mit anderen Microsoft-Programmen synchronisieren, wie beispielsweise Excel.

Was ist das Dateiformat „DOCX“?

DOCX entstammt ebenfalls aus dem Programm Word von Microsoft und ist ebenfalls ein Format für die Textverarbeitung (ähnlich wie die DOC-Datei). Jedoch ist DOCX eine Erweiterung und wurde nach 2003 eingeführt. Der größte Vorteil dieses „neuen“ Dateiformats lag darin, dass es auf XML basiert (besser strukturierte Dateien und besseren Datenaustausch mit anderen Systemen). Daraus ergibt sich eine deutlich geringere Größe und schnellere „Performance“ der Textdatei, als es bei einem DOC -Format der Fall wäre. Außerdem kann eine DOCX-Datei an andere Textverarbeitungsquellen angepasst werden. Auch die DOCX-Datei kann nicht nur Text, sondern aber auch eine Vielzahl von visuellen Elementen wie Grafiken, Diagramme und Tabellen enthalten.

Kurzum: Eine DOCX-Datei ist eine Modernisierung der DOC-Datei.

Was ist das Dateiformat „PDF“?

PDF ist die Abkürzung von „Portable Document Format“. Es ist das am weitesten verbreitete Dateiformat im Internet. MS Word kann ab der Version 2007 ebenfalls ein Dokument direkt als PDF-Datei abspeichern. Um eine PDF-Datei öffnen zu können, benötigt man einen PDF-Reader wie z. B. den kostenlosen Adobe Reader, PDF-XChange Viewer, Sumatra PDF oder andere dieser Art. Aber auch jeder gängige Browser kann eine PDF-Datei öffnen. Eine PDF-Datei sieht auf jedem Computer gleich aus und behält das ursprünglich vorgesehene Layout. PDF-Dateien verfügen über Schutzmechanismen gegen unerwünschtes Verändern oder Bearbeiten des Dokuments.

Was ist das Dateiformat „RTF“?

RTF-Dateien (Rich Text Format) lassen sich nahezu mit jedem Editor und jeder anderen Textverarbeitung öffnen (auch mit Word-Uralt-Versionen, da es schon 1987 von MS eingeführt wurde). Der Austausch von RTF-Dokumenten klappt sogar zwischen Windows- und Mac-Computern problemlos und ist megauniversell.

Interessant für die Sicherheit: Das Rich Text Format nutzt keine Makros, sodass sich auch keine Viren über die Makros einschleichen können, wie das zum Beispiel bei normalen Word-Dateien DOC oder DOCX der Fall sein könnte. Deshalb eignet sich eine RTF-Datei sehr gut für den Anhang an einer E-Mail oder zum Downloaden auf einer Webseite, da der Empfänger ganz sicher nicht mit Viren rechnen muss und den Text trotzdem mit den meisten oder allen Formatierungen öffnen kann. Doch es kommt ein großes „ABER“:

Eine RTF-Datei kann einfache Formatierungen wie zum Beispiel fett oder Schriftgrößen speichern, ABER nicht unbedingt beibehalten. Das bedeutet, dass das Layout oder andere Formatierungen von Computer zu Computer stark unterschiedlich aussehen können. Im schlimmsten Fall kann der Text sogar auf anderen Computern oder Programmen unlesbar sein.

Was ist das Dateiformat „TXT“?

TXT-Dateien werden auch als „Nur T(e)xt“ Dateien bezeichnet (so auch zu finden in Word). Fast alle Programme können eine TXT-Datei öffnen. Die TXT-Datei ist einer der ältesten Textverarbeitungsdatei. Der Vorteil ist, dass eine TXT-Datei eine superkleine Dateigröße hat. In einer TXT-Datei befinden sich nämlich nur der reine Text, also Buchstaben, Zahlen, Symbole und ASCII-Zeichen. Der Inhalt ist vollständig unformatiert. Es gibt kein besonderes Layout, keine Schriftarten und –formate, und auch keine Grafiken oder Bilder.

Was ist das Dateiformat „XLS“?

Eine XLS-Datei stammt ebenfalls aus dem Hause Microsoft und basiert auf dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel. XLS-Dateien sind in der Regel statistische und numerische Datenelemente, die mit Texten ergänzt werden können. Bilder und Grafiken können auch hier sehr gut eingefügt werden. Das XLS-Format war bis 2003 das Standardformat von Excel. Microsoft hat den Support bei Outlook 2013 hierfür bereits eingestellt. XLS ist also schlichtweg veraltet und man sollte es nicht mehr verwenden. Besser wäre es also den Nachfolger XLSX zu nutzen.

Was ist das Dateiformat „XLSX“?

Ähnlich wie bei den Word-Dateien DOC und DOCX handelt es sich bei XLSX ebenfalls um das aktualisierte Format von Excel. Auch hier liegt der größte Vorteil dieses „neuen“ Dateiformats darin, dass es auf XML basiert (besser strukturierte Dateien und besseren Datenaustausch mit anderen Systemen). Daraus ergibt sich ebenfalls eine deutlich geringere Größe und schnellere „Performance“ der Datei, als es bei einer XLS-Datei der Fall ist. Krasser als bei Word, ist hier allerdings, dass XLS komplett durch XLSX ersetzt worden und somit veraltet ist. Deshalb sollte man für Excel nur noch das Dateiformat XLSX benutzen.