Häufige Fragen

Wir übernehmen medizinische und juristische Texte, Gutachten und Sachverständigenberichte, Diktate und Transkriptionen, Abschriften aus PDF, Scan, Foto oder Handschrift, Dokumentenbearbeitung, Umformatierungen, Digitalisierung, PDF-Konvertierung, Layoutoptimierung, Korrekturlesen, Leitfäden und weitere Schreibdienste nach Absprache.

Ein Schreibbüro erledigt ausgelagerte Schreibarbeiten: Diktate und Gutachten transkribieren, Manuskripte, PDFs, Fotos und Scans abschreiben, Dokumente digitalisieren, formatieren, korrigieren, konvertieren und im Layout überarbeiten. Als Online-Schreibbüro arbeiten wir ortsunabhängig und digital.

Ein Transkriptionsbüro verschriftlicht Audio- und Videoaufnahmen. Dazu gehören Diktate, Vorträge, Interviews, Schriftsätze, Gutachten und andere Aufnahmen, die als bearbeitbare Textdatei ausgegeben werden.

Unser medizinischer Schreibservice richtet sich unter anderem an Praxen, Kliniken, Krankenhäuser, medizinische Versorgungszentren, Psychologen und medizinische Gutachter. Wir bearbeiten Arztbriefe, Befunde, OP- und Entlassungsberichte, Gesprächsprotokolle, Schriftsätze sowie medizinische Gutachten nach Diktat oder Vorlage.

Wir unterstützen Rechtsanwälte, Kanzleien, Notare, Rechtsabteilungen und Sachverständige. Bearbeitet werden unter anderem Schriftsätze, Anwaltskorrespondenz, Verträge, Gerichtsgutachten, Sachverständigengutachten und weitere juristische Dokumente nach Diktat oder Vorlage.

Für reguläre Einzelaufträge ist grundsätzlich eine Standardlieferung innerhalb von 2 bis 4 Werktagen vorgesehen. Expressbearbeitungen innerhalb von 24 oder 36 Stunden sind nach vorheriger Abstimmung möglich. Bei Großaufträgen und regelmäßigen Arbeiten wird die Lieferzeit individuell vereinbart.

Ja. Nach vorheriger Abstimmung bieten wir eine Expressbearbeitung innerhalb von 24 oder 36 Stunden an. Ob dies für einen konkreten Auftrag möglich ist, hängt von Umfang, Fachgebiet, Aufnahmequalität und aktueller Auslastung ab.

Sie senden zunächst eine Anfrage per Kontaktformular, E-Mail oder telefonisch. Danach werden offene Fragen geklärt und Sie erhalten die Auftragsbestätigung. Anschließend übermitteln Sie Diktate und Vorlagen über den vereinbarten Weg. Nach der Bearbeitung werden die fertigen Dateien bereitgestellt und Sie erhalten die Rechnung.

Änderungswünsche können weitergegeben werden. Bereits ausgeführte Arbeiten müssen jedoch berechnet werden, wenn die Änderung erst nach Beginn der Bearbeitung eingeht. Melden Sie Änderungen deshalb möglichst frühzeitig.

In der Regel können auch größere und kurzfristige Aufträge übernommen werden. Die Kapazität wird vorab geprüft. Aus Qualitäts- und Sicherheitsgründen arbeitet das Online-Schreibbüro mit einem begrenzten, langjährig bekannten Team und nicht beliebig mit externen Freelancern.

Ja. Vertraulichkeit und Geheimhaltung haben höchste Priorität. Mitarbeitende dürfen Kundendaten nur bearbeiten oder bei fachlichen Rückfragen intern abstimmen. Auf Wunsch stellen wir eine Vertraulichkeitserklärung aus und unterzeichnen auch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder eine Geheimhaltungsvereinbarung.

Für sensible Dateien empfehlen wir den abgestimmten sicheren Übertragungsweg. Nach den bisherigen FAQ erfolgt der Datenaustausch insbesondere über einen persönlichen, passwortgeschützten Ordner in der MagentaCLOUD der Deutschen Telekom mit TLS-/SSL-gesicherter Verbindung.

Übertragene Dateien werden nach Abschluss und Rückgabe des Auftrags gelöscht beziehungsweise vernichtet, spätestens nach 30 Tagen. Dazu zählen Audio- und Textdateien, Datenträger und gegebenenfalls Papierausdrucke.

Bei Nutzung des persönlichen MagentaCLOUD-Ordners ist ein zeitlich begrenzter Zugriff möglich. Aus Sicherheitsgründen werden die übertragenen Dateien nach Rückgabe beziehungsweise spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Bei E-Mail oder eigener Cloud liegt die weitere Speicherung in Ihrer Verantwortung.

Digitale Dateien können über den persönlichen, passwortgeschützten MagentaCLOUD-Ordner, per E-Mail oder nach Freigabe über Ihre eigene Cloud ausgetauscht werden. Über das Kontaktformular können je nach technischer Ausgestaltung ebenfalls Anhänge übermittelt werden. Analoge Datenübermittlung wird nicht mehr angeboten.

Die MagentaCLOUD ist ein Clouddienst der Deutschen Telekom für den Austausch auch größerer Datenmengen. Für Aufträge kann ein persönlicher, passwortgeschützter Ordner eingerichtet werden, über den Eingangs- und Ergebnisdateien ausgetauscht werden.

Ja, eine Übertragung per E-Mail ist grundsätzlich möglich. Für besonders sensible medizinische, juristische oder gutachterliche Unterlagen empfehlen wir jedoch den abgestimmten sicheren Cloud-Übertragungsweg.

Fertige Dokumente können im persönlichen Cloud-Ordner bereitgestellt, per E-Mail versendet oder nach Abstimmung in Ihre eigene Cloud hochgeladen werden. Wir richten uns nach dem vereinbarten Übertragungsweg.

Verarbeitet werden gängige Audio-, Video-, Text- und Bildformate, darunter WAV, WMA, AAC, OGG, MP3, MPEG, MP4, MOV, AVI, WMV, FLV, MKV, JPG, TIF, PNG und GIF sowie Word-, Excel- und OpenOffice-Dateien. Auch eingescannte oder fotografierte handschriftliche Texte sind möglich.

In Word finden Sie unter „Überprüfen“ die Funktion „Wörter zählen“. Dort wird auch die Zeichenanzahl angezeigt. In OpenOffice beziehungsweise LibreOffice befindet sich die entsprechende Funktion im Menü „Extras“ unter „Wörter zählen“.

Eine häufig verwendete Normseite umfasst etwa 1.650 bis 1.800 Zeichen einschließlich Leerzeichen. Da Definitionen schwanken und Layout, Bilder sowie Schriftgrößen Seiten verfälschen können, ist die Abrechnung nach tatsächlich ermittelter Zeichenanzahl meist gerechter.

Bei einer Transkription wird eine Audio- oder Videoaufnahme in Text umgewandelt. Bei einer Abschrift wird eine schriftliche Vorlage – etwa Handschrift, Scan, Foto, PDF oder Ausdruck – in eine bearbeitbare Datei übertragen.

Zahlungen sind per Banküberweisung oder PayPal möglich. Stammkunden und regelmäßige Arbeiten können monatlich abgerechnet werden. Bei größeren Einzelaufträgen kann eine Anzahlung von mindestens 30 Prozent vereinbart werden. Sie erhalten eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer.

Die genaue Berechnung richtet sich nach der Leistung. Transkriptionen werden in der Regel pro angefangener Aufnahmeminute berechnet, andere Schreibarbeiten beispielsweise nach Zeichen, Zeitaufwand oder Vereinbarung. Es gibt keine monatliche Grundgebühr. Die endgültige Kalkulation erhalten Sie mit der Auftragsbestätigung.

Ein externer Schreibservice kann Personalkosten und Engpässe durch Urlaub, Krankheit oder Auftragsspitzen abfedern. Sie bezahlen nur die tatsächlich beauftragte Leistung und können sich stärker auf Ihre Kerntätigkeit konzentrieren.

Ja. Die sorgfältige fachliche und formale Prüfung ist Bestandteil der Bearbeitung. Qualität soll nicht dem Zufall überlassen werden.

Das Team besteht aus langjährig bekannten und erfahrenen Schreibkräften mit beruflicher Qualifikation. Für medizinische Texte werden erfahrene medizinische Schreibkräfte eingesetzt; für juristische Texte ausgebildete und erfahrene Rechtsanwaltsfachangestellte beziehungsweise entsprechend erfahrene Fachkräfte.

Nicht angenommen werden pornografische, gewaltverherrlichende, rassistische, diffamierende, betrügerische, sexistische oder sonst unehrenhafte Inhalte. Politische oder religiöse Texte werden aus Gründen der Neutralität ebenfalls nicht bearbeitet.

Für Verbraucherverträge gelten die gesetzlichen Regelungen. Die ausführliche Widerrufsbelehrung sollte auf der dafür vorgesehenen rechtlichen Seite der Website bereitgestellt werden.

Sie erreichen das Online-Schreibbüro per E-Mail unter kontakt@online-schreibbuero.de, telefonisch unter 0160 920 39 511 oder über das Kontaktformular. Die regulären Bürozeiten sind Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr.